2023年がスタートして早10日が過ぎました。「早い・・・」と感じている方、多いですよね。
皆さんの会社でも、頂いた年賀状の整理がついた頃かと思います。ここ最近は、個人のみならず企業でも「年賀状じまい」なる、年賀状を出さない傾向が増えています。しかしながら日本の伝統的なご挨拶として、多くの企業ではやり取りは継続されています。
さて頂いた年賀状の整理の重要なポイントとして、印刷されている拠点住所やご担当者の氏名や部署名などの変更を、「年賀状送付先管理一覧ファイル」へ確実に更新する事があります。 もちろん皆さんの会社においては「そんなの当たり前にやってますよ！」でしょうが、この「賀状送付先管理一覧ファイル」の存在の仕方で、今年の年末の年賀状に古い情報が印刷されてしまう場合があるのです。
そうです、各部署でそれぞれ個別に年賀状送付先管理一覧データを持っている場合です。例えば、営業部門と総務部門で年賀状をそれぞれ印刷して送付している場合で、最新の変更内容が営業担当者に入り営業部門の一覧ファイルの情報は更新したが、その変更情報を総務担当には伝え忘れた場合などです。総務では変更となった情報を得ていないので古い状態のままとなる。またそもそも、２つの部門から同じ取引先の同じ部門責任者へ年賀状を出している。・・・・ 心当たりありませんか？
年賀状を含め、お取引先の関連情報は、社内で唯一とするべきなのです。この唯一の情報の塊を「マスタデータ」＝「基本台帳」と呼びます。マスタデータの更新ルールを定め、情報の正確性と鮮度を保ちます。もし、お取引先の情報を個別に作成し活用する場合は、ルールにのっとりマスタデータから必要な情報を抜き出して別のデータを作り、必要に応じて情報項目を追加・修正します。 ここで大事な点は、使用目的が完了したら、このデータはすみやかに削除する事です。そうしないと、様々な部署や個人に、鮮度が保たれていない、お取引先の情報が存在し続けてしまい、思わぬ場面で間違ったやり取りが発生する場合があるのです。
「マスタデータを定めて使用ルールを徹底する」これはDXを目指す会社にとって基本中の基本です。
ビーム・オンは、データサイエンスファームとして、中小企業様のDX推進を強力にサポートします。